Müssen E-Mails archiviert werden?

Ja. Geltende gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Mailstore bietet eine einfache und komfortable Lösung, um Daten sicher, verschlüsselt und unveränderbar aufzubewahren.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

 

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit der E-Mail-Archivierung werden für Kaufleute zuverlässig die gesetzlichen Vorschriften erfüllt. Der Emailverkehr lässt sich effizient managen und E-Mails können nicht absichtlich gelöscht werden.

Für Anwaltskanzleien steht die vollständige Sicherung des E-Mailverkehrs im Vordergrund. Vielfach werden E-Mails von Mandanten empfangen und mit der jeweiligen Kanzleisoftware zur Akte gespeichert. Oft unterbleibt dies jedoch, z.B. wegen der vermeintlich geringen Bedeutung der Nachricht. Irgendwann wird die Nachricht gelöscht. Im Streit- bzw. Haftungsfall kann dies fatale Folgen haben. Nur durch die Verwendung einer automatischen E-Mail-Archivierung wird die vollständige Archivierung gewährleistet.

Alle Vorteile der E-Mail Archivierung

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